Dhylicious Dhy

Studi kelayakan sangat diperlukan oleh banyak kalangan, khususnya terutama bagi para investor yang selaku pemrakarsa, bank selaku pemberi kredit, dan pemerintah yang memberikan fasilitas tata peraturan hukum dan perundang-undangan, yang tentunya kepentingan semuanya itu berbeda satu sama lainya. Investor berkepentingan dalam rangka untuk mengetahui tingkat keuntungan dari investasi, bank berkepentingan untuk mengetahui tingkat keamanan kredit yang diberikan dan kelancaran pengembaliannya, pemerintah lebih menitik-beratkan manfaat dari investasi tersebut secara makro baik bagi perekonomian, pemerataan kesempatan kerja, dll.


Mengingat bahwa kondisi yang akan datang dipenuhi dengan ketidakpastian, maka diperlukan pertimbangan-pertimbangan tertentu karena didalam studi kelayakan terdapat berbagai aspek yang harus dikaji dan diteliti kelayakannya sehingga hasil daripada studi tersebut digunakan untuk memutuskan apakah sebaiknya proyek atau bisnis layak dikerjakan atau ditunda atau bahkan dibatalkan. Hal tersebut diatas adalah menunjukan bahwa dalam studi kelayakan akan melibatkan banyak tim dari berbagai ahli yang sesuai dengan bidang atau aspek masing-masing seperti ekonom, hukum, psikolog, akuntan, perekayasa teknologi dan lain sebagainya.

Dan studi kelayakan biasanya digolongkan menjadi dua bagian yang berdasarkan pada orientasi yang diharapkan oleh suatu perusahaan yaitu berdasarkan orientasi laba, yang dimaksud adalah studi yang menitik-beratkan pada keuntungan yang secara ekonomis, dan orientasi tidak pada laba (social), yang dimaksud adalah studi yang menitik-beratkan suatu proyek tersebut bisa dijalankan dan dilaksanakan tanpa memikirkan nilai atau keuntungan ekonomis.


PENGERTIAN

Jadi pengertian studi kelayakan peroyek atau bisnis adalah penelitihan yang menyangkut berbagai aspek baik itu dari aspek hukum, sosial ekonomi dan budaya, aspek pasar dan pemasaran, aspek teknis dan teknologi sampai dengan aspek manajemen dan keuangannya, dimana itu semua digunakan untuk dasar penelitian studi kelayakan dan hasilnya digunakan untuk mengambil keputusan apakah suatu proyek atau bisnis dapat dikerjakan atau ditunda dan bahkan ditadak dijalankan.


RUANG LINGKUP

Aspek yang terdapat pada studi kelayakan proyek atau bisnis yang terdiri dari berbagai aspek yang sudah disebutkan di atas antara lain :


1. Aspek hukum

Berkaitan dengan keberadaan secara legal dimana proyek akan dibangun yang meliputi ketentuan hukum yang berlaku termasuk :

a. Perijinan :

i) Izin lokasi :

• sertifikat (akte tanah),

• bukti pembayaran PBB yang terakhir,

• rekomendasi dari RT / RW / Kecamatan

ii) Izin usaha :

• Akte pendirian perusahaan dari notaris setempat PT/CV atau berbentuk badan hukum lainnya.

• NPWP (nomor pokok wajib pajak)

• Surat tanda daftar perusahaan

• Surat izin tempat usaha dari pemda setempat

• Surat tanda rekanan dari pemda setempat

• SIUP setempat

• Surat tanda terbit yang dikeluarkan oleh Kanwil Departemen Penerangan


2. Aspek sosial ekonomi dan budaya

Berkaitan dengan dampak yang diberikan kepada masyarakat karena adanya suatu proyek tersebut :

a. Dari sisi budaya

Mengkaji tentang dampak keberadaan peroyek terhadap kehidupan masyarakat setempat, kebiasaan adat setempat.

b. Dari sudut ekonomi

Apakah proyek dapat merubah atau justru mengurangi income per capita panduduk setempat. Seperti seberapa besar tingkat pendapatan per kapita penduduk, pendapatan nasional atau upah rata-rata tenaga kerja setempat atau UMR, dll.

c. Dan dari segi sosial

Apakah dengan keberadaan proyek wilayah menjadi semakin ramai, lalulintas semakin lancar, adanya jalur komunikasi, penerangan listrik dan lainnya, pendidikan masyarakat setempat.


Untuk mendapatkan itu semua dengan cara wawancara, kuesioner, dokumen, dll. Untuk melihat apakah suatu proyek layak atau tidak dilakukan dengan membandingkan keinginan investor atau pihak yang terkait dengan sumber data yang terkumpul.


3. Aspek pasar dan pemasaran

Berkaitan dengan adanya peluang pasar untuk suatu produk yang akan di tawarkan oleh suatu proyek tersebut :

• Potensi pasar

• Jumlah konsumen potensial, konsumen yang mempunyai keinginan atau hasrat untuk membeli.

Tentang perkembangan/pertumbuhan penduduk :

• Daya beli, kemampuan konsumen dalam rangka membeli barang mencakup tentang perilaku, kebiasaan, preferensi konsumen, kecenderungan permintaan masa lalu, dll.

• Pemasaran, menyangkut tentang starategi yang digunakan untuk meraih sebagian pasar potensial atau pelung pasar atau seberapa besar pengaruh strategi tersebut dalam meraih besarnya market share.


4. Aspek teknis dan teknologi

Berkaitan dengan pemilihan lokasi peroyek, jenis mesin, atau peralatan lainnya yang sesuai dengan kapasitas produksi, lay out, dan pemilihan teknologi yang sesuai.


5. Aspek manajemen

Berkaitan dengan manajemen pembangunan proyek dan operasionalnya.


6. Aspek keuangan

Berkaitan dengan sumber dana yang akan diperoleh dan proyeksi pengembaliannya dengan tingkat biaya modal dan sumber dana yang bersangkutan.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

* Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
* Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
* Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

SIA terdiri dari 3 subsistem:

* Sistem pemrosesan transaksi

mendukung proses operasi bisnis harian.

* Sistem buku besar/ pelaporan keuangan

menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

* Sistem pelaporan manajemen

yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen memproses berbagai transaksi non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh SIA biasa.
Cara Kerja

Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :

* Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
* Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
* Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?

Manfaat

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

* Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
* Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
* Meningkatkan efisiensi
* Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
* Meningkatkan sharing knowledge
* menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Sistem Informasi Pemasaran [Implementasi]

Jika didefinisakan dalam arti yang luas, sistem informasi pemasaran adalah kegiatan peseorangan dan organisasi yang memudahkan dan mempercepat hubungan pertukaran yang memuaskan dalam lingkungan yang dinamis melalui penciptaan pendistribusian promosi dan penentuan harga barang jasa dan gagasan. Sistem informasi pemasaran selalu digunakan oleh bagian pemasaran dalam sebuah perusahaan untuk memasarkan produk-produk perusahaan tersebut. Sistem informasi ini merupakan gabungan dari keputusan yg berkaitan dengan:
Produk
Tempat
Promosi
Harga produk

Strategi pemasaran

Strategi pemasaran terdiri dari campuran unsur-unsur yang dinamakan bauran pemasaran semua itu dikenal
dengan 4P yaitu:
Produk apa yang dibeli pelanggan untuk memuaskan kebutuhannya
Promosi berhubungan dengan semua cara yang mendorong penjualan
Place berhubungan dengan cara mendistribusikan produk secara fisik kepada pelanggan melalui slauran distribusi
Price terdiri dari semua element yang berhubungan dengan apa yang dibayar oleh pelanggan

Komponen Sistem Informasi pemasaran
Sistem informasi pemasaran mempunyai komponen yang sama dengan sistem informasi secara umum, yaitu
komponen-komponen input, model, output, basis data, teknologi dan kontrol. Perbedaan komponen-komponen ini antar sistem-sistem informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem informasinya. Misalnya untuk Sistem informasi pemasaran ini, maka komponen inputnya adalah input tentang data pemasaran dan outputnya adalah laporan-laporan berisi informasi pemasaran.

Komponen Input Pemasaran

Sistem informasi pemasaran mengumpulkan data yang menjelaskan transaksi pemasaran perusahaan.
Subsistem intelejen pemasaran mengumpulkan informasi dari lingkungan perusahaan yang berkaitan dengan
operasi pemasaran. Subsistem peneliti pemasaran menlakukan penelitian khusus mengenai operasi pemasaran.

Komponen Model Pemasaran
Model digunakan untuk menghasilkan informasi yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model merupakan cetakan yang merubah bentuk input menjadi output. Model di sistem informasi pemasaran banyak digunakan untuk menghasilkan laporan keperluan anggaran operasi, strategi penentuan harga produk, evaluasi produk baru, pemilihan lokasi fasilitas, evaluasi penghapusan produk lama,penunjukan salesman, penentuan rute pengiriman yang paling optimal, pemilihan media iklan yang paling efektif dan untuk persetujuan kredit.

Komponen Basis Data Pemasaran

Data yang digunakan oleh Subsistem out put berasal dari data base. Beberapa data dalam data base adalah unik bagi fungsi pemasaran, tapi banyak yang berbagi dengan area fungsional lain.

Komponen Output Pemasaran

Tiap Subsistem out put menyediakan informasi tentang Subsistem itu sebagai bagian dari bauran
Subsistem produk menyediakan informasi tentang produk perusahaan. Subsistem promosi menyediakan informasi tentang kegiatan periklana perusahaan dan penjualan langsung. Subsistem harga membantu manajer untuk membuat keputusan harga.

Subsistem Sistem Informasi Pemasaran

Subsistem Penelitian Pemasaran (Riset Pemasaran)

Subsistem penelitian pemasaran merupakan sistem yang berhubungan dengan pengumpulan, pencatatan dan analisis data pelanggan dan calon pelanggan dan calon pelanggan. Manajer pemasaran dapat mengunakan penelitian pemasaran untuk mengumpulkan segala jenis informasi tetapi sebagian besar kegiatan ditujukan pada pelanggan dan calon pelanggan :

Data primer dan sekunder
Data primer adalah data yang dikumpulkan perusahaan. Sedangkan data sekunder adalah data yang dikumpulkan oleh orang lain. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data primer adalah wawancara mendalam, pengamatan dan pengujian terkendali. Beberapa data skunder harus dibeli dan sering tersedia dalam bentuk pita magnetik atau disket untuk memudahkan pemasukan kedalam CBIS data sekunder yang lain seperti tersedia diperpustakan.

Subsistem Intelijen Pemasaran Tiap area fungsional bertanggung jawab untuk menghubungkan perusahaan dengan elemen-elemen tertentu dilingkungan pemsaran yang memliki tanggung jawab utama pada pelanggan dan pesaing. Seperti area fungsional lainnya, pemasran juga memiliki tanggung jawab pada pemerintah dan komunitas global.

Subsistem Produk

Subsistem produk berguna untuk membuat rencana produk baru.

a. Siklus hidup produk

Tugas manajer pemasaran adalah mengembangkan strategi dan taktik untuk tiap unsur dalam bauran pemasaraan dan kemudian mengintegrasikan menjadi suatu rencana pemasaran yang menyeluruh. Suatu kerangka kerja yang disebut siklus hidup produk mengarahkan manajer dalam membuat keputusan-keputusan ini seperti arti namanya siklus hidup produk.

b. Model evaluasi produk baru

Keputusan untuk mengembangkan produk baru harus dipertimbangkan secara matang dan dengan dasar keuangan yang baik dan dibuat oleh eksekutif. Perusahaan yang memperkenalkan banyak produk baru mengembangkan suatu prosedur formal yang mempertimbangkan faktor-faktor seperti potensi tingkat keuntungan dan efisiensi penggunaan sumber daya.

Subsistem Tempat

pengambilan keputusan terhadap penentuan tempat yang sesuai dengan pelemparan produk yg dihasilkan sangat menentukan tingkat penjualan produk. Untuk itu, posisi subsistem ini sangat vital dalam keberadaanya.

Subsistem Promosi

Subsistem promosi berfungsi untuk melakukan analisis terhadap promosi yg dilakukan untuk meningkatkan penjualan.

Subsistem Harga

Subsistem harga berfungsi untuk membantu menetapkan harga terhadap produk yg dihasilkan.

a. Penetuan harga berdasarkan biaya

Beberapa poerusahaan menggunakan penentuan harga berdasarkan biaya dengan menentukan biaya-biaya mereka dan menambahkan markup yang diinginkan. Jika perusahaan memilki SIA yang baik, tersedia data biaya yang akurat mambuat tugas Subsistem harga menjadi mudah untuk mendukung penentuan harga berdasarkan biaya.

b. Penentuan harga berdasarkan permintaan

Kebijakan harga yang kurang berhati-hati adalah penentuan harga berdasrakan permintaan yang menetapkan harga sesuai dengan nilai yang ditempatkan oleh konsumen terhadap produk.

Evolusi Konsep Sistem Informasi Pemasaran

Pada tahun 1966 profesor Philip kotler dari Northwestern university menggunakan istilah pusat syaraf
pemasaran (marketing nerve center). Ia mengidentifikasikan tiga jenis informasi pemasaran :
Intelijen pemasaran (marketing intelligence) informasi yang mengalir keperusahaan dari lingkungan.
Informasi pemasaran intern (internal marketing information) informasi yang dikumpulkan dalam peruasahaan.

Komunikasi pemasaran (marketing Communication) informasi yang mengalir keluar kelingkungan.

Sistem berarti suatu keseluruhan yang terdiri atas beberapa bagian yang mempunyai hubungan fungsional.
Pemerintahan dalam arti luas adalah pemerintah/ lembaga-lembaga Negara yang menjalankan segala tugas pemerintah baik sebagai lembaga eksekutif, legislative maupun yudikatif.
# Pengelompokkan system pemerintahan:
1. system pemerintahan Presidensial
merupakan system pemerintahan di mana kepala pemerintahan dipegang oleh presiden dan pemerintah tidak bertanggung jawab kepada parlemen (legislative). Menteri bertanggung jawab kepada presiden karena presiden berkedudukan sebagai kepala Negara sekaligus kepala pemerintahan.
Contoh Negara: AS, Pakistan, Argentina, Filiphina, Indonesia.
Ciri-ciri system pemerintahan Presidensial:
1. Pemerintahan Presidensial didasarkan pada prinsip pemisahan kekuasaan.
2. Eksekutif tidak mempunyai kekuasaan untuk menyatu dengan Legislatif.
3. Kabinet bertanggung jawab kepada presiden.
4. eksekutif dipilih melalui pemilu.
1. system pemerintahan Parlementer
merupakan suatu system pemerintahan di mana pemerintah (eksekutif) bertanggung jawab kepada parlemen. Dalam system pemerintahan ini, parlemen mempunyai kekuasaan yang besar dan mempunyai kewenangan untuk melakukan pengawasan terhadap eksekutif. Menteri dan perdana menteri bertanggung jawab kepada parlemen.
Contoh Negara: Kerajaan Inggris, Belanda, India, Australia, Malaysia.
Ciri-ciri dan syarat system pemerintahan Parlementer:
1. Pemerintahan Parlementer didasarkan pada prinsip pembagian kekuasaan.
2. Adanya tanggung jawab yang saling menguntungkan antara legislatif dengan eksekutif, dan antara presiden dan kabinet.
3. Eksekutif dipilih oleh kepala pemerintahan dengan persetujuan legislatif.
1. system pemerintahan Campuran
dalam system pemerintahan ini diambil hal-hal yang terbaik dari system pemerintahan Presidensial dan system pemerintahan Parlemen. Selain memiliki presiden sebagai kepala Negara, juga memiliki perdana menteri sebagai kepala pemerintahan.
Contoh Negara: Perancis.
# Pelaksanaan Sistem Pemerintahan Negara Indonesia
1. Tahun 1945 – 1949
Terjadi penyimpangan dari ketentuan UUD ’45 antara lain:
1.
a. Berubah fungsi komite nasional Indonesia pusat dari pembantu presiden menjadi badan yang diserahi kekuasaan legislatif dan ikut menetapkan GBHN yang merupakan wewenang MPR.
b. Terjadinya perubahan sistem kabinet presidensial menjadi kabinet parlementer berdasarkan usul BP – KNIP.
1. Tahun 1949 – 1950
Didasarkan pada konstitusi RIS. Pemerintahan yang diterapkan saat itu adalah system parlementer cabinet semu (Quasy Parlementary). Sistem Pemerintahan yang dianut pada masa konstitusi RIS bukan cabinet parlementer murni karena dalam system parlementer murni, parlemen mempunyai kedudukan yang sangat menentukan terhadap kekuasaan pemerintah.
1. Tahun 1950 – 1959
Landasannya adalah UUD ’50 pengganti konstitusi RIS ’49. Sistem Pemerintahan yang dianut adalah parlementer cabinet dengan demokrasi liberal yang masih bersifat semu. Ciri-ciri:
1.
a. presiden dan wakil presiden tidak dapat diganggu gugat.
b. Menteri bertanggung jawab atas kebijakan pemerintahan.
c. Presiden berhak membubarkan DPR.
d. Perdana Menteri diangkat oleh Presiden.
1. Tahun 1959 – 1966 (Demokrasi Terpimpin)
Presiden mempunyai kekuasaan mutlak dan dijadikannya alat untuk melenyapkan kekuasaan-kekuasaan yang menghalanginya sehingga nasib parpol ditentukan oleh presiden (10 parpol yang diakui). Tidak ada kebebasan mengeluarkan pendapat.
1. Tahun 1966 – 1998
Orde baru pimpinan Soeharto lahir dengan tekad untuk melakukan koreksi terpimpin pada era orde lama. Namun lama kelamaan banyak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Soeharto mundur pada 21 Mei ’98.
1. Tahun 1998 – Sekarang (Reformasi)
Pelaksanaan demokrasi pancasila pada era reformasi telah banyak memberikan ruang gerak pada parpol maupun DPR untuk mengawasi pemerintah secara kritis dan dibenarkan untuk unjuk rasa.
# Sistem Pemerintahan menurut UUD ’45 sebelum diamandemen:
Kekuasaan tertinggi diberikan rakyat kepada MPR.
DPR sebagai pembuat UU.
Presiden sebagai penyelenggara pemerintahan.
DPA sebagai pemberi saran kepada pemerintahan.
MA sebagai lembaga pengadilan dan penguji aturan.
BPK pengaudit keuangan.
# Sistem Pemerintahan setelah amandemen (1999 – 2002)
MPR bukan lembaga tertinggi lagi.
Komposisi MPR terdiri atas seluruh anggota DPR ditambah DPD yang dipilih oleh rakyat.
Presiden dan wakil Presiden dipilih langsung oleh rakyat.
Presiden tidak dapat membubarkan DPR.
Kekuasaan Legislatif lebih dominan.
# Perbandingan SisPem Indonesia dengan SisPem Negara Lain
Berdasarkan penjelasan UUD ’45, Indonesia menganut sistem Presidensia. Tapi dalam praktiknya banyak elemen-elemen Sistem Pemerintahan Parlementer. Jadi dapat dikatakan Sistem Pemerintahan Indonesia adalah perpaduan antara Presidensial dan Parlementer.
# kelebihan Sistem Pemerintahan Indonesia
Presiden dan menteri selama masa jabatannya tidak dapat dijatuhkan DPR.
Pemerintah punya waktu untuk menjalankan programnya dengan tidak dibayangi krisis kabinet.
Presiden tidak dapat memberlakukan dan atau membubarkan DPR.
# Kelemahan Sistem Pemerintahan Indonesia
Ada kecenderungan terlalu kuatnya otoritas dan konsentrasi kekuasaan di tangan Presiden.
Sering terjadinya pergantian para pejabat karena adanya hak perogatif presiden.
Pengawasan rakyat terhadap pemerintah kurang berpengaruh.
Pengaruh rakyat terhadap kebijaksanaan politik kurang mendapat perhatian.
# Perbedaan Sistem Pemerintahan Indonesia dan Sistem Pemerintahan Malaysia
1. Badan Eksekutif
a. Badan Eksekutif Malaysia terletak pada Perdana Menteri sebagai penggerak pemerintahan negara.
b. Badan Eksekutif Indonesia terletak pada Presiden yang mempunyai 2 kedudukan sebagai kepala negara dan kepala pemerintahan.
1. Badan Legislatif
a. Di Malaysia ada 2 Dewan Utama dalam badan perundangan yaitu Dewan Negara dan Dewan Rakyat yang perannyan membuat undang-undang.
b. Di Indonesia berada di tangan DPR yang perannya membuat undang-undang dengan persetujuan Presiden

Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.
Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin).
Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu :
1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.
Fungsi-fungsi kantor yang bersifat perusahaan
1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor
6. Melengkapi tujuan pokok perusahaan mis : penyusunan upah, metode pelaksanaan, produktivitas.
7. bentuk pengawasan faktor-faktor produksi.
SEGI-SEGI MANAJEMEN PERKANTORAN
* Segi Tujuannya
Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.
* Segi Pengorganisasian
Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan pegawai ® staf ® manajer
* Segi Kepegawaian
Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.
* Segi Metode / prosedur
Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
* Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan
Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan.
* Segi Lingkungan
Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.
Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.
TUGAS-TUGAS POKOK MANAJER
1. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
2. mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya
3. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
4. mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.
TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA DENGAN BAWAHAN
1. Mendamaikan perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan .
2. Memelihara disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.
3. memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.
4. Jika perlu memberi hutang.
TUGAS MANAJER KANTOR DALAM HUBUNGANNYA DENGAN ATASAN
1. Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasan
2. Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya
3. Mengijinkan dan menolak permintaan para pegawai.
4. Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.
LINGKUNGAN KANTOR
Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.
Kondisi-kondisi fisik disini maksudnya adalah kondisi diluar gedung mis : puskesmas, kantin dan lain sebagainya.
SYARAT-SYARAT PENDIRIAN KANTOR
1. Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar, rumah makan dan konsumen.
2. Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.
3. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.
4. Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan.
KEUNTUNGAN-KEUNTUNGAN PERUSAHAAN JIKA DIDIRIKAN SESUAI DENGAN SYARAT
1. Biaya biaya gedung yang lebih murah.
2. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.
3. Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik.
4. Ruang dapat diperluas.
KANTOR YANG BERSIFAT TERBUKA
Terbuka disini maksudnya suatu ruangan yang terbesar dimana beberapa seksi saling kerjasama sehingga bisa saling mengikat.
KEUNTUNGAN KANTOR BERSIFAT TERBUKA
1. Pengawasan yang bisa dipantau dalam satu ruang.
2. Penghematan dalam luas pantai
3. Penempatan dan pengguruan mesin-pmesin dan perlengkapan yang baik.
4. Penghematan dalam penerangan.
KERUGIAN KANTOR TERBUKA
1. Suasana yang ada tidak berhubungan dengan orang perorangan.
2. Suasana gaduh ( berisik)
3. Mendorong kondisi-konsdisi yang ramai
4. Bingung karena teman-teman atau tamu-tamu
PERABOT-PERABOT KANTOR
Di dalam membeli perabot-perabot kantor harus diperhitungkan faktor-faktor berikut :
1. Harus menghemat ruang lantai
2. harus fungsionir dengan pekerjaan yang dilakukan
3. Tidak begitu berat agar mudah dipindah-pindahkan
4. Perabot itu sebaiknya berupa logam-logam agar terhindar dari bahaya-bahaya kebakaran.
PROSEDUR-PROSEDUR PEKERJAAN PERKANTORAN
Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.
Pentinganya sistem perkantoran karena :
1. Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting
PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN
1. Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan.
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4. Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.
BUKU PEDOMAN KANTOR SEBAGAI BUKU PEDOMAN PEKERJAAN
Buku pedoman kantor memuat antara lain :
1. Garis-garis besar organisasi yanitu tugas-tugas tiap-tiap jabatan.
2. Metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
3. Formulir-formulir yang digunakan dengan cara penggunaanya.
4. Instruksi-instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.
KEUNTUNGAN BUKU PEDOMAN KANTOR
1. Buku pedoman kantor mempermudah pengawasan
2. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
3. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai-pegawai.
KERUGIAN-KERUGIAN PENGGUNAAN BUKU PEDOMAN KANTOR
1. Prosedur-prosedur tidak lebih baik dari prosdur-prosedur yang tertulis.
2. Isi pekerjaan pada jabatan-jabatan selalu berubah.
3. Menyiapkan buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering tidak berlaku lagi.
4. Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai-pegawai.
BAGAN-BAGAN PEKERJAAN
Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan suatu sistem atau aliran pekerjaan dalam suatu cara yang sederhana sehingga dapat dengan mudah dimengerti.
MACAM-MACAM BAGAN PEKERJAAN
1. Bagan analisa pekerjaan
2. Bagan aliran dan distribusi pekerjaan
3. Bagan diagram digerakkan
4. bagan operasi
TUJUAN DARI BAGAN-BAGAN
1. Bertujuan untuk membuat ikhtisar ikhtisar tentang pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan.
2. Memberikan urutan dan waktu-waktu yang dipergunakan untuk masing-masing pelaksanaan pekerjaan.
3. Untuk menunjukan bagaimana formulir –formulir perkantoran berpindah dari satu bagan ke bagan lain.
4. Untuk menunjukan penggunaan mesin dan orang yang menggunakan mesin-mesin tersebut.
PENGORGANISASIAN KANTOR
Organisasi adalah wadah sekelompok norang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.
Alasan-alasan pendirian organisasi kantor yaitu :
1. Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-tugasnya
2. Organisasi mempengaruhi koordinasi
3. Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perorangan
4. Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai.
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR
1. Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian yang terbawah.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab
3. Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum
4. Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun vertikal.
Sentralisasi adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat.
Desentralisasi adalah pekerjaan –pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-bagian . keduanya harus dikerjakan.
KEUNTUNGAN DARI SISTEM SENTRALISI
1. Pengawasan administrasi yang lebih baik.
2. Pengawasan dapat sesuai dengan standart
3. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja.
4. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan mudah.
KERUGIAN DARI SISTEM SENTRALISASI
1. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan pegawai tidak mempunyai motivasi
2. Adanya birokrasi yang panjang.
3. Pengawasan yang terlalu jauh adalah tidak baik.
PEDOMAN-PEDOMAN TENTAN TUJUAN ORGANISASI
1. Perumusan tentang tujuan organisasi secara jelas. Tujuan harus diketahui secara pasti, harus dirum,uskan dengan jelas dan secara tertulis.
2. Pemeliharaan kesatuan tujuan organisasi . Setiap organisasi sebagai suatu kebulatan dan masing-masing satuan dalam lingkungan harus mengarah kepada tercapainya tujuan organisasi yang tunggal
3. Pengutamaan tujuan organisasi Tujuan organisasi harus diutamakan dari tujuan pribadi masing-masing anggota organisasi tersebut.
BAGAN ORGANISASI
Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.
Menurut Keith Davis ada 6 bentuk struktur organisasi yaitu :
1. Bentuk Vertikal
2. Bentuk horizontal
3. Bentuk circular
4. Bentuk semi Sircular
5. Bentuk Elliptical
6. Bentuk Invented Piramid ( Piramida terbalik)
TIPE-TIPE ORGANISASI
Tipe organisasi ada 4 macam yaitu :
1. Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk / struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.
Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah
o Organisasi masih kecil
o Jumlah karyawan sedikit
o Spesialisasi kerja masih kecil
Keuntungannya adalah :
o Mudah dimengerti dan dilaksanakan
o Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas
o Merupakan jenis organisasi yang stabil
o Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat
o Solidaritas karyawan yang tinggi karenan saling mengenal
Kerugiannya adalah :
o Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang
o Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris
o Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas
o Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar
1. Tipe organisasi Fungsional
Tipe ini diciptakan oleh F.W.Taylor . Dalam tipe ini ada pimpinan yang mempunyai bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Keuntungan Tipe ini adalah :
o Dapat diperolejh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli
o Ada koordinasi yang baik
o Memudahkan dalam pengawasan
Kerugian tipe ini adalah :
o Banyak mengeluarkan biaya tambahan
o Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik
o Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.
1. Tipe organisasi Garis dan Staf
Tipe ini merupakan gabungan dari tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar struktur orgasnisasi tersebut.
2. Tipe Organisasi Fungsional dan Staf
Tipe ini adalah perpaduan antara tipe orrganisasi garis, fungsional dan staf.